¿Cual es la importancia del orden y la limpieza en la oficina?

¿Existe una relación entre el orden y la limpieza? ¿Por qué?

Muchos de nosotros tenemos algún género de espacio que usamos como oficina, así sea cuando trabajas en casa, un espacio en el trabajo, una mesa de trabajo en ciertas habitaciones de nuestro hogar o bien aun el espacio de un armario transformado en escritorio.

Contar con un sitio de trabajo limpio, es una forma que nos puede proporcionar para muchos propósitos, como organizar los pagos de nuestras cuentas, programar nuestras actividades, trabajar en nuestras metas, organizar nuestra agenda, organizar los documentos del hogar o bien del trabajo, atender el e mail, etc.

¿Qué puedes hacer para organizar tu oficina?

Cuánto tiempo habrás perdido buscando cosas que no sabes dónde las dejaste. El estado en el que tengas tu oficina de la casa o bien del trabajo, refleja lo organizado o bien desordenado que estés.

¿Alguna vez te ha tocado entrar a la oficina de alguien y quedarte impresionado por el desorden y la cantidad de cosas que había en ese espacio? Uno se pregunta cómo una persona puede marchar bien en el desorden. Probablemente vas a perder muchos documentos esenciales o no, mas que le implicarán inconvenientes y pérdidas de tiempo. ¿Confiarías en alguien de este modo para encargarle algún trabajo o bien servicio y que lo cumpliese a tiempo? Probablemente no. Lo que tenemos alrededor, refleja de qué manera tenemos la información en nuestra psique.

¿De qué manera puedes tener tu psique clara para tomar resoluciones si tienes tu alrededor revuelto y sobrecargado? A fin de que la psique esté despejada, es preciso que nuestra oficina, asimismo esté despejada, en orden y cuidando de tener alrededor solamente las cosas que precisas para marchar en tu máximo desempeño día tras día.

Os ofrecemos unas recomendaciones a fin de que puedas organizar tu espacio de trabajo. Dedica el tiempo de ir haciéndolo por partes hasta el momento en que lo completes:

• Libera el área de trabajo de todo elemento fuera de lugar: Examina todo el sitio y ve deshaciéndote de lo que no te sirva o bien no emplees, dejando únicamente lo que se deba a tu trabajo. Emplea una caja para ir poniendo todo cuanto vas a eliminar para contar con de ello en el momento en que hayas terminado.
• Libera y ordena tu zona de trabajo: En tu mesa de trabajo debe quedar la mayoría del espacio libre para trabajar. Pon los documentos en su sitio y únicamente deja en el escritorio los proyectos en los que estés trabajando y tu lista de pendientes, el resto habrá de estar guardado.
• Ordena todo de forma que lo que necesitas para trabajar te quede más a mano: Las cosas que usas más de manera frecuente y en los lugares más distanciados lo que menos emplees. Ahorrarás tiempo y te vas a sentir más a gusto.
• Examina y cataloga por importancia los documentos que tengas pendientes de atender: Decide de manera inmediata lo que se vayas a delegar, lo que haya que archivar, lo que se tira o bien a lo que hay que darle seguimiento. Emplea las etiquetas adheribles para marcar los documentos y haz pilas con exactamente la misma categoría.
• Organiza tu armario de archivos y documentación: Si ya tienes un sistema de archivado, examina que los títulos de los ficheros vayan conforme a su contenido para facilitar la que buscas o bien al archivarlos. Intenta que los títulos estén claros, de ser posible con etiqueta a fin de que sea más simple su visualización.
  Examina el orden y siempre y cuando guardes uno, colócalo en exactamente el mismo sitio, eso te facilitará la busca una próxima vez, colócalos siempre y en toda circunstancia en exactamente la misma situación. Saca todo cuanto no sirve de cada funda, es un trabajo que puedes ir haciendo un rato día a día hasta llenarlo, y te servirá para estar seguro de que todo cuanto guardas es preciso y que sea el mínimo, habiendo desechado lo que ya no sirva.
• Guarda, separa y aparta de tu zona lo menos necesario: De los documentos tenemos muchos archivados que no se están usando más que de cuando en cuando y en ciertas cosas los guardamos solo por si acaso se necesitaran en un futuro, con lo que puedes liberar mucho espacio en tu archivos, si sacas esos documentos y los guardas en sobres tamaño carta, rotulados  para saber cuál es su contenido, colocándolos en cajas que puedas guardar aparte sin que te molesten. Vas a saber que los tienes en orden y al alcance en caso preciso.
• Organiza tu armario donde guardas tu papelería: Tanto en la oficina como en casa, precisamos tener repuestos de las cosas que más empleamos, con lo que examina y organiza carpetas, folios, clips, bolígrafos y lápices, repuestos, papel de imprimir, CD’s para grabar, tijeras, papel engomado, repuestos de cartuchos para la impresora, etiquetas adheribles, y todo cuanto normalmente precisas para trabajar.
  Ordena los cajones con todo a la mano y haz una lista de lo que precises adquirir. Toda vez que te quede poco de algo, anótalo en tu lista de compras pendientes a fin de que jamás te falte nada.
• Adquiere los complementos de trabajo que precises para tu actividad diaria: Existen muchas cosas ahora que nos facilitan esta labor, puedes visitar una tienda de artículos de oficina y papelería para poder ver cuáles te pueden administrar con este propósito.
• Organiza asimismo tu ordenador escritorio o portátil: Asimismo en el equipo debemos llevar un orden para archivar los documentos y poder tener simple acceso a ellos sin ocupar bastante tiempo en lo que  buscas, examina los artículos sobre de qué manera organizar los ficheros en tu ordenador.
• Organiza tu buzón de emails: Asimismo es esencial hacer una limpieza de los emails que hayas recibido, eliminar todo lo superficial o SPAM y organizar con carpetas los que quieres preservar para un futuro.
  Decide exactamente en qué instante del día examinarás tus mensajes y hazlo todos y cada uno de los días para darle continuidad y no perderte de información o bien cancelaciones de acceso por carencia de revisión.

Con estas sencillas acciones de limpieza de oficinas para tener orden e higiene organizativa vas a ir consiguiendo tener tu espacio de trabajo más liberado y en orden, y eso provocará que tu psique asimismo se vaya liberando permitiendo un mejor flujo de creatividad y energía.

El trabajo de organización es integral, no solo fuera de una manera puramente estética, sino más bien profundamente en el interior de cada uno de nosotros. Vas a poder descubrir todos sus beneficios según vayas completando estas acciones de limpieza, higiene y orden, te vas a sentir más relajado y considerablemente más a gusto en tu sitio de trabajo.

Finalmente, es realmente importante mantener estas acciones en el tiempo al menos 21 días de esta forma para no tener que hacer nuevamente todo el trabajo de reorden.